Administração e Negócios

Fluxograma: desenhando os processos empresariais

Imagem Ilustrativa

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De um modo geral sabemos que as empresas realizam procedimentos operacionais com o objetivo de atingir resultados. Em uma única empresa podemos ter várias operações ocorrendo ao mesmo tempo, por exemplo, operação de compra, de venda, de fabricação, de comunicação, dentre outras.

Para que estas operações ocorram de maneira objetiva e proporcionem um bom resultado, elas precisam passar por diversas etapas, compreendendo início, meio e fim. Pelo fato das operações empresariais obedecerem uma sequência de ações, têm-se a ocorrência dos processos. Para exemplificar, uma operação de compra de matéria-prima, inicia-se pela seleção e escolha criteriosa dos fornecedores, na sequência, avança-se para a fase cadastral, depois, passa para as negociações das formas e condições de pagamento, e por fim, ocorre a compra propriamente dita.

Uma ótima maneira de visualizar e organizar os processos empresariais é por meio do fluxograma. Trata-se de uma ferramenta técnica, simples e funcional, que permite o desenho do caminho, ou do fluxo, mostrando por meio de símbolos gráficos a sequência lógica em que devem ocorrer as etapas de um determinado processo.

Você já deve ter ouvido a expressão: “Quer que eu desenhe para você entender?” Pois bem, aqui é exatamente isso que ocorre.

Os símbolos gráficos utilizados na confecção de um fluxograma, que são interligados por setas indicativas do sentido de transição, são previamente convencionados, o que permite uma descrição clara, objetiva e precisa do fluxo de trabalho. Basicamente a simbologia existe para distinguir claramente as diversas etapas que compreendem um processo, ou seja, se o símbolo está fazendo referência a um início, a uma atividade ou ação, a uma decisão, a um documento, a uma inspeção, a uma espera, a um armazenamento, a um transporte, e assim por diante.

O emprego do fluxograma, além de promover a otimização, permite a padronização e a racionalização dos processos, e por ter fácil leitura, qualquer pessoa da empresa pode compreende-lo.

Outra vantagem, é que o fluxograma fornece melhores condições para análise dos processos. É comum uma empresa ter alguma falha operacional e dificuldade para identifica-la. Em muitos casos, as empresas acabam mudando todo seu processo com o objetivo de corrigi-lo. Porém, reformular todo o processo pode ser desnecessário, visto que na maioria das vezes as falhas acontecem de maneira pontual.

O desenho do fluxo, neste caso, permitirá o conhecimento da sequência atual, o que facilitará em muito a análise do mesmo. Assim, será possível fazer a identificação e o mapeamento da etapa onde especificamente ocorre a falha.

Utilizando o fluxograma para a realização de diagnóstico, previamente será possível saber se de fato existe a necessidade de redesenhar por completo o processo, ou se apenas um ajuste pontual garantirá a continuidade das operações.

Agora que você conhece este recurso, quando alguém lhe perguntar: Entendeu? Ou quer que eu desenhe? Se a explicação estiver um pouco complicada de entender, responda: Por favor, desenhe um fluxograma.

Nos encontramos na próxima edição! Bons Negócios.

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